Dekning av reiseutgifter for ansatte

Har du arbeidstakere som reiser i yrket er det viktig å ha en avtale på hvordan de skal få dekket sine kostnader i forbindelse med reisen.

Det er flere måter å dekke reiseutgifter på. Arbeidsgiver kan for eksempel:

• Dekke faktiske utgifter (utgiftsrefusjon)
• Dekke utgifter etter Skattedirektoratets trekkfrie forskuddssatser (utgiftsgodtgjørelse)
• Dekke utgifter etter egne avtaler, for eksempel statens reiseregulativ (utgiftsgodtgjørelse)
• En kombinasjon av de ovennevnte

Har du flere ansatte som reiser i forbindelse med arbeidet kan det være lurt å investere i et reiseregningsprogram.

Skatteforskriften om yrkesreise/arbeidsreise 

Dekke faktiske utgifter (utgiftsrefusjon)

Faktiske utgifter i forbindelse med reise i yrket kan dekkes skattefritt når det foreligger dokumentasjon for utlegget (kvittering). Navn og formål med reisen må stå på kvitteringen eller på vedlegg til denne. Dette vil for eksempel gjelde utlegg til fly, hotell, taxi og lignende.

Bompenger kan utbetales uten at det foreligger kvittering, men må da dokumenteres med en reiseregning. 

Hvis en arbeidsgiver dekker utgifter til mat etter regning, har arbeidstakeren ikke krav på diettpenger.

Skattebetalingsforskriften om utgiftsrefusjon 

Skattedirektoratets reiseregler og satser på reiser i inn- og utland (utgiftsgodtgjørelse)

Skattedirektoratet fastsetter hvert år regler og satser for hva som kan utbetales trekkfritt  til godtgjøring av utgifter i forbindelse med reisen.

Utbetaler du godtgjørelse som er høyere enn de trekkfrie satsene, blir overskuddet trekkpliktig. Dette gjelder imidlertid ikke utbetaling av nattillegg. Utbetales nattillegg med høyere sats enn kroner 435 per døgn, blir hele beløpet trekkpliktig.

Skatteetaten - Kost og losji - satser for trekk- og skattefri godtgjørelse 

Døgndiett – reiser med overnatting

På reiser med overnatting er stedet der overnattingen skjer (type losji) avgjørende for hva som kan utbetales i trekkfri kostgodtgjørelse.

For at reisen skal anses som en reise med overnatting må den ansatte tilbringe mer enn fem timer av natten utenfor hjemmet. I denne sammenheng anses natt som tiden mellom klokken 22.00 og 06.00.

Beregning av døgn:

• Et døgn varer i 24 timer fra reisens starttidspunkt.
• Reiser som varer mer enn 6 timer inn i nytt døgn gir rett til full døgndiettsats etter samme sats som siste døgn.
• Reiser som varer under 6 timer inn i nytt døgn gis det ingen godtgjørelse for.

Skatte-ABC om merkostnader ved kost og losji ved overnatting utenfor hjemmet 

Beregning av døgn for langtransportsjåfører:

For langtransportsjåfører som får trekkfri kostgodtgjørelse under utøvelsen av yrket utbetales sats per hele døgn. For fravær som for eksempel overstiger ett døgn, men som ikke varer minst 48 timer, vil maksimal trekkfri kostgodtgjørelse være kroner 300,-.

Skatte-ABC om kost, langtransportsjåfører 

Dagdiett - reiser uten overnatting

På reiser uten overnatting kan det trekkfritt utbetales dagdiett etter Skattedirektoratets satser, så lenge oppdragsstedet er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt, og reisen varer mer enn 6 timer. Det er imidlertid en forutsetning at arbeidstakeren har merkostnader til kost i forbindelse med reisen.

Ansatte som har reise- og transportoppdrag som en del av sitt ordinære arbeid vil normalt ikke ha merkostnader til kost i arbeidet, og har derfor ikke krav på dagdiett. Dette gjelder for eksempel sjåfører, flybesetning, mannskap på båter og lignende.

Skatte-ABC om merkostnader – kost ved reiser/fravær fra hjemmet uten overnatting 

Skatte-ABC om mobilt arbeidssted 

Måltidstrekk

Det skal gjøres trekk i diettgodtgjørelsen hvis ett eller flere måltider dekkes etter regning eller er påspandert. Trekket foretas i prosent av den aktuelle diettgodtgjørelsen, og gjelder både for dagsreiser og reiser med overnatting.

• Trekk for frokost – 20 prosent
• Trekk for lunsj – 30 prosent
• Trekk for middag – 50 prosent

Måltidsfradrag skal kun trekkes fra når måltidet er fullverdig. Det vil si at man kan spise seg normalt mett. Flymat er for eksempel ikke regnet som et fullverdig måltid.

Skatte-ABC om påspanderte måltider (Skatteetaten) 

Eksempel 1

En ansatt er borte i 26 timer, overnatter på hotell, og får dekket en frokost og en lunsj på reisen. Dette kan utbetales trekkfritt:

Eksempel 2

En ansatt er borte i 32 timer, bor privat og får dekket middag på kurset han deltar på. Han er borte mer enn 6 timer inn i døgn nummer 2, og har derfor krav på diett for 2 døgn. Dette kan utbetales trekkfritt:

Skatte-ABC – eksempler på beregning av underskudd/overskudd kostgodtgjørelse 

Nattillegg (gjelder kun reiser innenlands)

Hvis den ansatte sørger for overnatting selv på yrkesreiser innenlands (for eksempel privat overnatting) kan det utbetales et trekkfritt ulegitimert nattillegg på kroner 435,- per døgn. Dette kommer i tillegg til eventuell diettgodtgjørelse. Overnatter den ansatte privat på reiser i utlandet kan det ikke trekkfritt utbetales nattillegg.

Ved overnatting på tog, båt og liknende i Norge gis det ikke ulegitimert nattillegg når soveplass er inkludert i billetten.

Skatte-ABC om nattillegg 

Kilometergodtgjørelse (bilgodtgjørelse)

Bruker arbeidstakeren egen bil på reise i oppdrag for arbeidsgiver kan det skattefritt utbetales en kilometergodtgjørelse på kroner 3,50 per kilometer. Satsen gjelder også ved bruk av elbil.

Det er viktig å skille mellom arbeidsreiser og yrkesreiser. Kjøring i tjeneste anses som yrkesreise og kan utbetales trekkfritt inntil satsene gitt i skattereglene. Arbeidsreise defineres som reise mellom hjem og fast arbeidssted(er) og anses som privatkjøring. Utbetaler arbeidsgiver godtgjørelse for arbeidsreiser er dette fullt ut skattepliktig inntekt.

Skatteetaten – satser bilgodtgjørelse (kilometergodtgjørelse) 

Skatte-ABC om bilgodtgjørelse (Skatteetaten) 

Skatte-ABC om klassifisering av reise som arbeidsreise eller yrkesreise 

Krav til reiseregning

Når den ansatte får godtgjort hele eller deler av reiseutgiftene etter standardiserte satser (for eksempel diett eller kilometergodtgjørelse) må dette dokumenteres med en reiseregning. Kvitteringer som kreves direkte refundert legges ved reiseregningen.

Statens reiseregulativ (utgiftsgodtgjørelse)

Statens reiseregulativ er en avtale som i utgangspunktet bare gjelder for statsansatte. En del private og offentlige virksomheter har imidlertid gjennom egne avtaler knyttet til disse reisereglene.

Godtgjørelser utbetalt etter Statens reiseregulativ er i de fleste tilfeller høyere enn Skattedirektoratets trekkfrie satser. Utbetaler du godtgjørelser etter statens reiseregulativ må utbetalingen normalt splittes i en trekkfri og en trekkpliktig del.

Statens reiseregulativ skiller også på diettsatser i inn- og utland. Dette gjør ikke skattereglene.